Kamis, 16 Juni 2011

Konsep ERP

Bagian 1 -- Konsep Dasar ERP

Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistim ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto telah diberikan
kepada software aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi
sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah
perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan
kapasitas.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial, sistim
Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource.

Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal
tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong
dalam sistim ERP. Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS,
Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics SL (Solomon).

Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu sistim operasi bisnis
kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:


Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim ERP akan
membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala
keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya
tersebut tidak mencukupi, sistim ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya
yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika
hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP juga dapat menentukan
cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan
pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan
keuangan akan tercatat dalam sistim ERP tersebut termasuk menghitung berapa
biaya produksi dari 100 unit tersebut.


Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain.
Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian
perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan,
bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi'
itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor
vendor sistim ERP.


Pada prinsipnya, dengan sistim ERP sebuah industri dapat
dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya
operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving
part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di
negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang
memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi
benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving).
Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal
perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault,
inventory, dsb.

Berapa jumlah perusahaan yang ingin memakai sistim ERP?
Pertanyaan ini mungkin dapat dijawab dengan pertanyaan : Bisakah
perusahaan anda bertahan hidup (survive) tanpa sistim ERP?
Menurut AMR Research dari Boston, untuk perioda 1997-2002,
potensi pasar vendor sistim ERP akan melaju dari 11 sampai 52
milliar USD.


Beberapa variasi ERP

Di sistim manufacturing sendiri bisa terdapat beberapa variasi: 

a) make-to-stock (diproduksi untuk dijadikan stok) 
b) assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan) 
c) assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok) 
d) make-to-order (diproduksi berdasarkan permintaan). 

Contoh make-to-stock
misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi suatu
komoditi yang bisa dijual kapan saja. 

Sebuah contoh assemble-to-stock misalnya: 
pabrik TV yang mendatangkan
komponennya secara knockdown yang kemudian di rakit untuk
dijadikan TV siap jual.

Pada dasarnya, semakin kompleks suatu industri, maka sistim
manufacturing tersebut juga makin menuju ke sistim
assemble-to-order atau make-to-order. Sebagai contoh, industri
pesawat nyaris tidak mungkin memakai sistim make to stock karena
komponennya saja perlu di rancang khusus. Untuk industri seperti
itu, beberapa vendor sistim ERP juga menyediakan sistim Project
Management sebagai ganti dari sistim produksi.

Ada juga industri yang memerlukan sangat banyak komponen yaitu
misalnya industri mobil atau industri elektronik. Dalam
industri-industri ini, jumlah komponen dapat sampai jutaan macam
dan masing-masing mempunyai atributnya sendiri-sendiri. 


Untuk kebutuhan ini, ada vendor sistim ERP yang menyediakan sistim
Product Data Management (PDM). Dengan PDM, kita bisa dengan
cepat mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai
hubungan suatu komponen dengan komponen yang lain. Selain itu
dapat juga diketahui informasi mengenai suatu komponen atau
komponen grup termasuk daftar harga, spesifikasi, pemasok dan
daftar pemasok alternatif.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi
penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama
Sales Force Automation (SFA). Sistim ini merupakan suatu bagian
penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada
dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih
efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau
produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau
make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil,
truk dan industri berat lainnya, sistim ERP dapat juga dilengkapi
dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales
dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi
dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan
pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk
mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi
yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler
sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga
mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Proses

Sistim ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap
'best practice' - proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya,
bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian
(purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistim
ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process'
(proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah
dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya
misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai
dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistim ERP, atau, merubah
sistim ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi.
Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja
yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan
Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu
berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistim ERP adalah paket software yang sangat
dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan
produktif. Secara de facto, sistim ERP harus menyentuh segala
aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu,
material dan kapasitas. Perlengakapan sistim ERP mencakup juga
SFA, SCS, PDM dan juga Project Management. Karena sistim ERP
dirancang dengan suatu proses kerja terbaik yang berlaku umum,
maka hal ini merupakan tantangan konsultan ERP untuk dapat
menerapkan sistim ERP untuk suatu perusahaan.


Bagian 2 -- Pemilihan ERP  

Pada Bab II, saya akan membahas faktor-faktor apa yang
seharusnya kita pertimbangkan dalam penentuan ERP yang cocok
untuk industri kita.

Bagaimana kita memilih sebuah sistem ERP yang cocok bagi industri
kita? Saya kira kalau anda ingin industri anda maju dengan
mengandalkan sistem ERP, terutama di Indonesia, maka beberapa
faktor di bawah ini sangat perlu dipikirkan:

1) Feature
2) Teknologi
3) Sumber daya manusia
4) Infrastruktur

Feature

Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong
ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi
untuk industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada
kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini
menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang
spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).

Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses
evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan
perkembangan teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction
menjadi tuntutan Zero In-Process-Inventory, dari Batch
Manufacturing menjadi Just-In-Time Manufacturing, dari konsep
Routing menjadi konsep Synchronising.

Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi
sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang
kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita
perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada
kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia
mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih
berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan
bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak
perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau
tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang
telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu
serupa dengan industri kita.

Teknologi

Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan 'jika
memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan
dibaliknya'. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu
memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik,
saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang
berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi baru.

Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada
yang Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal,
Cobol, Wordstar yang hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di
setiap kurikulum Computer Science di universitas kita, apakah ada
aplikasi baru yang dibangun dengan bahasa itu, hari ini?. Untuk
mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang Sunset merupakan
tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih
ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya,
biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang
lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya
diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti
banyaknya perusahaan di Indonesia yang 'terjebak' dengan
namanya sistem 'legacy'.

Sumber Daya Manusia

Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum
sempurna seperti yang diharapkan manusia (lihat 'Harapan dan
Kepuasan' edisi Juni 1998 ). Oleh karena itu, seberapa sukses pun
ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu
bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita
harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap
apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain
dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket
perangkat lunak desktop. Sayangnya, di Indonesia masih belum ada
badan independen yang dapat menilai prestasi ERP vendor
sekaligus mengaudit kualitas jasa yang mereka berikan sehingga
sering kita dengar istilah PBTTJ - Produknya Bagus Tapi Tidak
Jalan.

Selain dari vendor, perusahaan juga harus ada sumber daya
manusia yang terampil untuk melaksanakan proyek implementasi
ERP ini. (lihat 'Manajer Proyek -- Orang langka di dunia TI' edisi Juli
1998 )

Infrastruktur

Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk
penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor
menyediakan HelpDesk; apakah vendor mempunyai tata cara
(standard operating procedure/methodology) dalam penerapan
sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus
diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa
menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum
sistem 'go-live', umpamanya.

Perlu diperhatikan juga kemungkinan perlunya upgrading di masa
depan. Apakah vendor masih 'ingat' apa yang telah dilakukan?
Apakah vendor tahu konfigurasi sistem yang telah terpasang pada
konsumen setelah misalnya dua tahun kemudian?

Prinsipnya, kita harus bisa bedakan infrastuktur yang sekedarnya
dengan yang benar-benar bisa diandalkan.

Kesimpulan

Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu.
Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada
titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan
yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan
sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi
ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji
kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa
menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan
infrastruktur juga menjadi faktor penentu.


Bagian 3 -- Sistem ERP di Masa Depan

Seiring dengan tuntutan bisnis, kebutuhan industri akan melampaui
apa yang dapat didukung oleh ERP tradisional yang secara murni
hanya memfokuskan pada pengelolaan sumber daya. Industri
modern memerlukan ERP bernilai tambah yang mempunyai cakupan
aspek bisnis yang lebih luas.

ERP Akan Lebih Mendukung Customer Service

Sesuai dengan konsep 'Customer is King', maka industri manufaktur
tidak cukup hanya untuk menghasilkan produk-produk dengan
harga murah yang bermutu tinggi. Suatu industri seharusnya juga
memberikan nilai tambah dalam bentuk Customer Service. Meskipun
dua produk mempunyai mutu dan harga yang sama, konsumen akan
lebih memilih untuk membeli produk dari perusahaan yang dapat
memberikan customer service yang lebih baik.

Customer Service bisa diberikan sebelum terjadi transaksi
penjualan, misalnya membantu konsumen memilih dan menentukan
konfigurasi dari produk yang akan dipesan (dari konsep
make-to-stock menjadi konsep make-to-order ), mensimulasikan
hasil pesanan dalam bentuk gambar, contoh, ataupun prototipe,
menentukan jadwal pengantaran hasil pesanan yang akan dapat
terlaksana, dan sebagainya.

Customer Service juga bisa diberikan setelah terjadi transaksi
penjualan, misalnya menginformasikan status terakhir pesanan
secara proaktif, memberikan kemudahan dalam hal pembatalan dan
perubahan pesanan, memberikan dukungan purna jual yang cepat
dan efekti/f, dan sebagainya.

Untuk memenuhi tuntutan yang tercantum diatas, ERP tidak hanya
harus lebih bersifat Customer-oriented, tetapi seharusnya juga
dapat melakukan perencanaan produksi berdasarkan supply-chain
(jalinan suplai) yang melibatkan input dari konsumen sekaligus dari
pemasok. Dalam hal ini, baik pemasok internal perusahaan maupun
pemasok dari luar. Beberapa konsep yang telah diterapkan oleh
beberapa vendor ERP antara lain Sales Force Automation, Sales
Order Configuration, Customer Care, Advance Planning &
Scheduling dan Help Desk.

ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik

Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang
memerlukan ERP.

Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti Telekomunikasi,
Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan dapat
menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa
(Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi
yang juga menggunakan ERP.

Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen
kehakiman, departemen pertahanan, bahkan suatu badan
pemerintahaan seperti kantor gubernuran juga dapat menggunakan
ERP. Ya.. istilah ERP sendiri tentu juga merubah menjadi,
katakanlah, FRP (Federal Resource Planning).

Dengan segala keterbatasan sumber daya dari ERP vendor, maka
feature yang dirancang untuk sebuah industri spesifik akan
terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada
yang untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok
untuk semua industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP
vendor akan selalu mencari titik keseimbangan agar produknya
tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak diterima oleh industri
secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih ERP
yang cocok.

ERP Akan Lebih Mendukung Pengambilan Keputusan (Decision
Support) Manajemen


ERP sekarang lebih memfokuskan untuk mendukung proses
sehari-hari, seperti, menjalankan perencanaan produksi atau
menjalankan suatu proses pengadaan. ERP yang akan datang juga
akan memberikan kemudahaan untuk membantu pengambilan
keputusan bagi manajemen.

Berdasarkan data yang terkumpul sehari-hari, manajemen juga
dapat membaca perkembangan perusahaan dalam suatu periode,
misalnya, dalam setahun, dua tahun dan seterusnya. Data
rekapitulasi yang terkumpul dalam suatu gudang data (data
warehouse) ini sangat bermanfaat bagi manajemen menengah
maupun manajmen atas untuk mengambil keputusan keputusan
strategi perusahaan.

ERP Akan Lebih Fleksibel Dalam Penerapannya

Projek penerapan ERP terkenal dengan biaya dan waktu yang
dibutuhkan. Hampir semua ERP vendor dalam memecahkan masalah
yang mempunyai kompleksitas tinggi telah menggunakan
pendekatan solusi secara modular. Pendekatan solusi seperti ini
akan menggabungkan/mengintegrasikan beberapa modul dalam
memberikan solusi. Lebih dari itu, pendekatan secara modular dapat
menyelesaikan permasalahan komplek secara bertahap dan tetap
manageable.

Namun, proses yang dinamakan Componentize ini tidak
sesederhana seperti yang terpikirkan oleh kita, karena hal tersebut
tergantung teknologi yang dipakai.

ERP Akan Menjurus ke Sistem Bayar-sesuai-pemakaian

Dengan adanya infrastruktur seperti Internet dan media
telekomunikasi yang canggih, sistem ERP akan dapat di-'sewa'-kan
melalui Internet. Biaya yang dikeluarkan akan disesuaikan dengan
berapa yang dipakai. Pengukuran mungkin dapat berdasarkan
transaksi yang dilakukan, bisa juga dengan berapa pemakai yang
log-on pada suatu saat, bisa juga berdasarkan besarnya harddisk
yang dipakai untuk menampung data sebuah perusahaan.

Untuk sampai pembiayaan yang seperti ini, maka banyak persiapan
yang perlu dilakukan. Persiapan seperti media telekomunikasi serta
ketentuan hukum yang diperlukan atas kerahasiaan informasi
perusahaan yang dapat dihandalkan.

Sebagai kesimpulan, ERP akan berkembang terus sesuai dengan
tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa
depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih
mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri
spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses
pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga
akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara
pembiayaan.

Sumber IFS (Industrial & Financial System)


2 komentar:

  1. sangat bermanfaat

    terimakasih

    BalasHapus
    Balasan
    1. Alhamdulillah kalo bermanfaat. . .
      Terima kasih kembali

      ini hanya catatan saya untuk pekerjaan saya

      Hapus